1. L'attribution du numéro
Après validation de votre devis, je vous fournis une ligne téléphonique commençant par 09, spécialement attribuée à votre cabinet.
Cette ligne vous permettra de me confier votre accueil téléphonique en toute sérénité.
Pour rendre le service pleinement opérationnel, un transfert d’appel* depuis votre ligne habituelle vers le numéro dédié devra être mis en place.
Vous restez bien entendu libre d’activer ou de désactiver ce transfert à tout moment, selon vos besoins.
*Je vous invite à vérifier auprès de votre opérateur les éventuels frais liés au transfert, même si celui-ci est généralement inclus.
2. Les consignes
Afin de vous assurer une prestation parfaitement adaptée, nous définissons ensemble vos consignes grâce à une fiche de renseignements à compléter.
Connaître votre organisation, vos habitudes de travail et vos attentes me permet d’offrir à vos patients un accueil chaleureux, clair et bienveillant.
Je travaille via Teambox, un logiciel de permanence téléphonique équipé d’un softphone* sécurisé, me permettant de gérer vos appels depuis mon poste informatique dans des conditions optimales.
*Un téléphone logiciel, ou softphone, est un type de logiciel utilisé pour faire de la téléphonie par Internet depuis un ordinateur plutôt qu'un téléphone.
3. Le paramétrage
Si vous disposez déjà d’un agenda en ligne (Doctolib, Maiia, WZ Agenda, etc.), il vous suffira de me créer un accès administrateur afin que je puisse assurer vos rendez-vous avec fluidité.
Je procède ensuite à la personnalisation de votre accueil via le logiciel Teambox :
- Du message de prédécroché ;
- Du répondeur (actif hors horaires d’ouverture) ;
- Et de la musique d’attente.
Ces éléments vous seront soumis pour validation avant leur mise en service.
Si vous souhaitez utiliser vos propres enregistrements, je pourrai bien sûr intégrer vos fichiers audios.
4. Le lancement
Une fois le paramétrage finalisé, vos patients peuvent être accueillis par votre secrétaire médicale indépendante, dans le strict respect de vos consignes.
Grâce à l’intégration de Teambox avec de nombreux agendas médicaux, les informations de vos patients s’affichent automatiquement lors de leurs appels, permettant un accueil plus personnalisé et bienveillant.
Selon vos besoins, certains appels spécifiques (confrères, urgences, etc.) peuvent vous être transférés directement.
Nous restons également en contact via messagerie instantanée ou SMS pour les transmissions importantes.
5. La facturation
Votre facturation est simple, claire et sans surprise : elle repose sur les prestations réellement réalisées, conformément à votre devis.
Certains types d’appels ne sont jamais facturés : Appels interrompus ou non aboutis, Erreurs de numéro, Démarchages commerciaux.
Votre journal d’appels, tenu par Teambox, peut être transmis sur simple demande à n’importe quel moment ou de façon systématique accompagné de votre facture sur demande.
Pour les prestations régulières, la facture est émise en fin de mois.
Pour une prestation ponctuelle, elle est émise à la fin de la mission.